Como evitar desvios ou fraudes na sua autoescola

Os desvios ou fraudes são fatos corriqueiros na maioria das empresas, independentemente do ramo em que atuam, do número de funcionários ou até mesmo do tamanho da organização.

As pequenas empresas, entretanto, talvez estejam entre as mais prejudicadas justamente por não contarem com as ferramentas necessárias para um controle efetivo que impeça essas atitudes.

Veja, a seguir, como evitar que desvios ou fraudes afetem o bom desempenho e a lucratividade da sua autoescola.

No Brasil, estima-se que o prejuízo médio com desvios ou fraudes chega a representar 5% do faturamento bruto anual em mais de 70% das empresas pesquisadas. Neste cenário, a melhor atitude está na prevenção, já que em 40% dos casos de fraude torna-se impossível uma recuperação das perdas.

Além dos fatores já mencionados, os desvios, fraudes, furtos e roubos provocam outros danos que vão além do prejuízo financeiro: desestabilizam as relações entre funcionários e gestores, geram desgastes no ambiente de trabalho e na imagem da empresa, abalam sua presença no mercado e podem até frustrar resultados.

Existem razões para desvios ou fraudes?

As empresas especializadas em auditoria revelam que a prática de atos fraudulentos por funcionários tem as mais variadas razões, dentre elas:

• Perda de valores sociais e morais
• Problemas econômicos
• Sensação de impunidade
• Alterações na organização da empresa
• Sistemas de controle ineficazes

A tecnologia é uma das principais aliadas na prevenção de fraudes, já que possibilita todo tipo de controle em tempo real, auxiliando o gestor a ter uma visão ampla e realista de todos os setores da empresa.

No caso das autoescolas, o software de gestão para CFC controla e emite relatórios das movimentações financeiras, cuida da gestão de frota e, por tudo isso, impede que desvios ou fraudes aconteçam.

Os itens mais visados em desvios nas autoescolas

Você já deve ter ouvido falar sobre os itens mais visados em farmácias, supermercados e lojas quando o assunto é furto, desvios ou fraudes. E no seu CFC, quais são os itens mais visados?

Analisando o ambiente das autoescolas, podemos assegurar que os itens mais passíveis de serem desviados são:

• Pneus: quando não são marcados e quando não há controle efetivo de frota;
• Combustível: quando há falta de notas fiscais ou estas são fraudadas – e também quando não existem controles e relatórios da quilometragem rodada;
• Peças de veículos: quando não há controle efetivo de peças ou a gestão de frota tem sido ineficaz;
• Contabilidade em geral: quando há descontrole de aulas realizadas, horas extras, falta de lançamento adequado das movimentações financeiras e outras falhas.

Se você quer conhecer mais algumas dicas sobre controle de frota para CFC, confira também: Como fazer a manutenção de veículos na sua autoescola.

Como evitar desvios ou fraudes na sua auto escola

Em primeiro lugar, é importante reconhecer que o gestor não pode estar, ao mesmo tempo, presente no balcão de atendimento ao cliente, na oficina controlando a frota e no escritório fazendo o fechamento de caixa.

Por isso, é preciso contar com duas coisas: colaboradores de confiança e um sistema de gestão para auto escola que realmente cumpre o que promete, facilitando a administração do seu negócio como um todo.

Além disso, aqui vão algumas dicas simples que ajudam a evitar desvios ou fraudes no seu CFC:

• Separe as tarefas do setor financeiro: o colaborador que emite os cheques não deve ser o mesmo que os assina, da mesma forma que, aqueles que abrem a correspondência não devem ser responsáveis pelo registro de contas a pagar e receber. Estas atitudes impedem acobertar fraudes e manipulação de dados;
• Cuide dos cheques da empresa: verifique qualquer indício suspeito, como assinaturas que parecem forjadas, cheques descontados na boca do caixa e com valores bem maiores do que você permite para fundo de caixa, cheques faltantes ou emitidos sem seguir a numeração sequencial das folhas, beneficiários que não constam nos registros;
• Faça auditoria dos livros: contrate um auditor e não programe a auditoria em datas exatas, sempre nos mesmos dias ou meses do ano, para que sempre seja feita de surpresa;
• Proteja o software de gestão financeira: o acesso ao sistema de gestão contábil e financeira deve ser feito somente a pessoas autorizadas e por meio de senha, que deve ser modificada periodicamente para que seja bloqueado caso alguém não autorizado tente  acessar e modificar dados.

Cuidar da administração do seu CFC não é tarefa fácil, mas nós podemos ajudar. Conheça as funcionalidades do GestorCFC e descubra como ter o melhor sistema para autoescolas trabalhando a favor do seu negócio e deixando seu tempo livre para investir mais nas vendas.

Depois dessas dicas, também queremos saber como você tem feito para evitar desvios ou fraudes no seu CFC. Comente! Compartilhe conosco as suas dúvidas e experiências.