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Como otimizar a agenda da autoescola e evitar horários ociosos

Como otimizar a agenda da autoescola e evitar horários ociosos

Quando a agenda da autoescola está bem organizada, evita um dos grandes gargalos financeiros de um CFC: o excesso de horas extras desnecessárias. Saiba como resolver este problema.


Atualizado em fevereiro/2018.

Quando não existe um planejamento eficiente da agenda de aulas da autoescola, perde-se um tempo precioso que os gestores fatalmente irão sentir no bolso no final do mês, com a geração de horas extras desnecessárias.

Fora o desperdício de tempo e de dinheiro pagando horas extras por pura falta de controle, muitos CFC’s ainda encontram outro grande problema quando a agenda da autoescola não está otimizada: geram insatisfação nos alunos e passam a ideia de que a empresa é desorganizada.

Os problemas gerados pelo descontrole da agenda da autoescola

Os problemas de uma agenda de CFC sem controle

O descontrole na agenda da autoescola faz com que o CFC precise contar com um número elevado de instrutores para cobrir as necessidades dos alunos em determinados períodos.

Mas, com isso, podem ser geradas falhas entre os horários marcados e, neste caso, os profissionais contratados acabam ficando ociosos em vários momentos.

Este cenário faz com que seja necessário descumprir os intervalos na jornada de trabalho, para dar conta das necessidades da empresa e dos alunos.

Com isso, além de aumentar os custos com horas extras, corre-se o risco de sofrer multas e outros problemas em caso de fiscalização.

Ter uma agenda otimizada evita outros erros críticos

Quando alunos não podem realizar os exames por falta de uma agenda otimizada no CFC

Quando o assunto é agenda de exames e provas da autoescola, a situação pode ainda ficar mais crítica para o CFC.

Mesmo nos dias atuais, ainda existem casos de autoescolas que perdem a data de exame dos alunos porque não contam com uma agenda que trabalhe em conjunto com o sistema do Detran.

Isso acontece muito com gestores que utilizam o controle no papel ou em planilhas que não se comunicam entre si.

Assim, além da correria do cotidiano, fica difícil manter a atenção diária sobre a documentação para garantir que nenhum processo se perca no caminho.

Citando um exemplo: o CFC providencia o cadastro dos alunos no Registro Nacional de Carteira de Habilitação (RENACH) e, com base na agenda de aulas da autoescola, tem uma data prevista para os exames.

Mas, quando a data dos exames se aproxima, se o responsável esquecer de marcá-las no sistema do Detran, os alunos não poderão realizar as provas. Por isso é tão importante manter um controle eficiente de todo o processo, a começar pela agenda da autoescola.

Como evitar horários ociosos otimizando a agenda do CFC

Como otimizar a agenda do seu CFC e evitar horários ociosos

Um dos principais métodos para otimizar a agenda do CFC é informatizar o negócio.

Além de acompanhar as tendências do mercado, o gestor que parte para a informatização está ‘preparando o terreno’ para ganhar mais agilidade, competitividade e alavancar as vendas, além de diminuir custos operacionais.

Mas o que acontece na prática, quando se tem uma autoescola informatizada? Veja alguns exemplos da diferença que faz contar com uma agenda otimizada pelo sistema de gestão:

1 – Mais agilidade e a segurança de que nenhum erro acontecerá

Sem o uso de um sistema para autoescola, o agendamento de aulas depende exclusivamente da atenção dos funcionários, principalmente para evitar a marcação em feriados e finais de semana.

Com o sistema estes erros não acontecem, pois a marcação de aulas em feriados ou finais de semana é automaticamente bloqueada;

2 – Tudo interligado = respostas rápidas

Um software para CFC interliga e controla todos os dados vinculando cada aluno a seu instrutor e veículo, evitando marcação de aulas para dois alunos com o mesmo instrutor no mesmo horário ou com o mesmo veículo, por exemplo.

Além disso, o sistema emite todos os documentos necessários, incluindo atestados de comparecimento e autorização para conduzir em rodovias;

3 – Gestão de exames práticos e emissão de relatórios com um clique

O software faz a gestão de exames práticos e emite relatórios com o índice de aproveitamento de cada aluno e instrutor.

Isto permite uma avaliação ágil e rápida, indicando quando um profissional precisa de treinamento ou acompanhamento para melhorar os resultados.

4 – Tudo fica muito mais rápido e sem nenhum estresse

Quando é preciso reagendar uma aula, o processo manual leva tempo e pode gerar erros. Com o sistema de gestão para CFC, tudo se torna mais rápido e pode ser feito com apenas alguns cliques.

Agenda CFC: o que é e como funciona?

O que é Agenda Web e como funciona?
A AgendaCFC é um dos mais modernos benefícios de se ter uma autoescola informatizada e é uma das funcionalidades disponíveis no software GestorCFC.
Através do sistema de agendamento pela internet, o aluno ganha praticidade e segurança. Por meio de acesso à plataforma web, este poderá marcar os dias e horários das aulas práticas respeitando os prazos estipulados pelo seu CFC. 

Toda a movimentação realizada pela internet via Agenda CFC, é controlada automaticamente pelo sistema. Assim, os controles manuais que demandam tempo e atenção redobrada são substituídos por uma atmosfera de segurança e tranquilidade, permitindo que os funcionários se ocupem de outras tarefas.

O acompanhamento da situação do aluno se torna ainda mais fácil, pois ele mesmo saberá as datas de aulas teóricas e práticas, bem como terá acesso às datas disponíveis para exames e resultados das provas.

Vantagens da AgendaCFC

vantagens-agenda-cfc

O uso da internet veio pra ficar, tanto que o número de pessoas conectadas cresce a cada dia.

E você já parou pra pensar que o público que procura serviços de um Centro de Formação de Condutores está na faixa etária das pessoas que mais querem contar com as facilidades da internet?

Oferecer um sistema de consulta e marcação de aulas online utilizando a AgendaCFC irá proporcionar uma significativa vantagem de mercado. Seu cliente poderá usar o sistema em qualquer dia ou horário da semana.

AgendaCFC é um módulo que disponibiliza dados que estão no software GestorCFC na internet para o aluno de forma simplificada. Possui versões para o aluno e também para o instrutor.

  • Acompanhamento das datas dos exames, com ferramentas para acessar resultados e performance em cada um deles. Ferramenta para agendamento de aulas;
  • Horários de aulas práticas e teóricas, com possibilidade de impressão de seus horários diários, com acesso tanto para instrutores como também para alunos;
  • Sistema de avaliação online dos serviços prestados pelo CFC, facilitando a análise de feedbacks de alunos e clientes.

Para concluir, a esta altura você já percebeu que a maneira mais eficaz de otimizar a agenda do CFC é seguir o rumo da modernidade e apostar na tecnologia.

Os Centros de Formação de Condutores informatizados já percebem inúmeras vantagens sobre o modelo antigo de gestão e tem colhido os bons frutos da competitividade frente ao mercado.

E você, já tem uma agenda otimizada na sua autoescola? Comente e compartilhe suas dúvidas ou experiências!

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Este post tem 2 comentários

  1. to gostando muito das melhorias dos sistema

    1. Ficamos felizes, Felix!
      Obrigado pelo comentário e conte sempre com a gente. 🙂

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