Há pouco mais de um ano, o CFC Decisão iniciou suas atividades na cidade de Lauro de Freitas, Bahia e, atualmente, conta com duas salas de aula adaptadas conforme exigências do Detran, 4 veículos, 1 simulador prático e 5 funcionários trabalhando diariamente para atender os clientes de Lauro de Freitas e região.
Em média, o CFC Decisão matricula 20 novos alunos todos os meses, totalizando uma rotatividade de aproximadamente 40 alunos frequentando a autoescola todos os meses, entre alunos novos e aqueles com processo em andamento.
Quando iniciou as atividades da Autoescola, a proprietária Danielle Santos fazia os controles financeiros em uma planilha de Excel, na qual eram registradas as entradas e saídas de receitas e despesas.
Esta maneira de controlar era suficiente naquele momento, porém não havia a possibilidade de provisionamento ou de uma expectativa de gastos e recebimentos mensais.
“Quando a autoescola começou a funcionar não havia controle financeiro. Fazia controle de
receitas e despesas através de planilhas no Excel. Percebi a necessidade de um sistema financeiro, mas que fosse adaptado para as necessidades da autoescola. Precisava ter um controle sobre as vendas (matrículas) efetuadas.” – conta Danielle Santos, proprietária da Auto Escola Decisão.
Danielle nos conta que não tinha como saber quais alunos haviam feito pagamento à vista ou através de cartão de crédito.
Tinha alunos que solicitavam pagamento através de nota promissória ou carnê, e como não tinha sistema, não havia possibilidade de proporcionar essa opção de pagamento.
Isso acarretou em perdas de matrículas, já que muitos não têm cartão de crédito ou dinheiro para pagar o curso no ato da matrícula.
Com as opções de Carnê e Nota Promissória oferecidos pelo GestorCFC, se tornou possível fazer o parcelamento de matrículas daqueles alunos que não possuíam cartão de crédito, aumentando o número de matrículas realizadas.
Antes de aderir ao GestorCFC, Danielle também não tinha como obter controle sobre os gastos da empresa (combustível, pagamento dos salários dos funcionários, pagamento aluguel, água, luz ou telefone), o que hoje ela consegue facilmente através das ferramentas disponibilizadas pelo sistema para controle de despesas.
Percebendo esta falta de controles gerais e compreendendo a importância que um bom controle financeiro tem para um negócio, Danielle deparou-se com a necessidade de procurar por um sistema de gestão de autoescola que lhe oferecesse as ferramentas necessárias para gerenciar seu negócio de forma prática, fácil e efetiva.
Inicialmente, a proprietária do CFC Decisão conversou com outros donos de autoescolas da região questionando-os sobre qual o sistema utilizado por eles.
Nestas pesquisas, um sistema utilizado no estado da Bahia foi indicado por outros CFC’s, porém a proprietária o achou “muito arcaico e defasado”.
“O sistema indicado só permitia o controle de marcações de aulas práticas, não tinha opção de criar agenda das aulas teóricas, marcações de exames práticos e exames de legislação. Também não tinha como ter controle da agenda do instrutor, o que acabava dando o trabalho de fazer uma planilha adicional para que o instrutor soubesse o horário das aulas, e os alunos dos quais essas aulas seriam ministradas no decorrer do dia ou da semana.”
Naquele momento, Danielle viu que este sistema não era suficiente para atender à sua necessidade, pois “precisava de controle financeiro da empresa e controle das aulas e horários dos alunos”.
O sistema que ela estava vendo naquele momento, não proporcionava controle das receitas e despesas, nem calculava o resultado (lucro ou prejuízo) do mês. Não tinha como ter controle dos pagamentos feitos através de dinheiro retirado do Caixa ou Conta Bancária.
Insatisfeita com a opção que haviam lhe indicado, Danielle recorreu à internet e encontrou então, o software GestorCFC.
Logo após entrar em contato com um de nossos consultores, Danielle teve a possibilidade de testar o sistema gratuitamente e tirar todas as dúvidas que restavam sobre o funcionamento do GestorCFC.
Foi então que chegou a uma decisão: o GestorCFC era exatamente o que a Autoescola Decisão buscava e precisava para melhorar seus controles financeiros!
Imediatamente após a contratação do sistema, Danielle e a equipe do CFC Decisão começaram a utilizar o GestorCFC no dia a dia da autoescola.
No primeiro mês, foram cadastrados no sistema todos os alunos que já estavam matriculados e com processos em andamento.
Como anteriormente todos os cadastros eram feitos manualmente, foi necessário alimentar o sistema com algumas informações.
“Em aproximadamente dois meses consegui aprender a utilizar o sistema, suas ferramentas e me adaptar ao GestorCFC. Não precisei mais usar planilhas nem fazer anotações no papel” – relata Danielle.
Hoje, o GestorCFC já está em pleno funcionamento no CFC Decisão há mais de um ano e vem diariamente auxiliando nos controles financeiros da autoescola.
Para a proprietária, a possibilidade de ter acesso ao faturamento mensal da Autoescola traz à ela a segurança que precisava em ter controles precisos que refletem a realidade do negócio.
Sobre os controles financeiros, Danielle destaca:
“Como é fácil o manuseio e como o GestorCFC é autoexplicativo! É difícil errar os lançamentos das vendas. Assim, temos a possibilidade de saber no mês, semana ou até mesmo no dia, quantas matrículas foram cadastradas no sistema, recebimentos e pagamentos das contas do dia a serem efetuados.”
Estes controles são importantíssimos para um gestor que preocupa-se com a saúde financeira do seu negócio!
Dentre as ferramentas do GestorCFC que são mais utilizadas pela equipe da Autoescola Decisão, estão os Menus de Vendas e Financeiro, que compreendem o cadastro de alunos, vendas, receitas, despesas e fluxo de caixa. E, para Danielle, um dos grandes diferenciais oferecidos pelo GestorCFC é o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício).
“Sempre no final do mês faço acompanhamento para saber se houve lucro ou prejuízo. Tudo isso de forma fácil, com base nas informações que foram incluídas no sistema por todos os usuários ao longo do mês”
Após um ano de implantação do GestorCFC, a proprietária já consegue perceber o impacto que um sistema de gestão causa em uma autoescola.
Logo quando foi apresentada ao sistema, Danielle percebeu a facilidade de manuseio do sistema e afirma que viu que o GestorCFC era realmente a melhor solução:
“Percebi que o GestorCFC atendia minhas necessidades com controle das receitas e despesas, controle de abastecimento dos veículos, poderia fazer conciliação das contas, informar pagamentos ou recebimentos através do Caixa ou Conta Bancária. E o principal foi à opção de informar as datas das parcelas do cartão de crédito e poder proporcionar aos alunos a opção de carnê e nota promissória, sendo que saberia quais as próximas datas para o futuro pagamento”.
Ainda sobre os controles financeiros proporcionados pelo GestorCFC, Danielle encontra no sistema todas as informações de que necessita.
“Só em saber o índice de inadimplência e poder entrar em contato com os alunos informando qual data tem que efetuar o próximo pagamento para que o possa ir para uma nova etapa do curso, reduzi o índice de inadimplência e consigo controlar que os alunos realizem somente os serviços já quitados. Mensalmente tenho como saber o faturamento da empresa, e o índice de lucratividade ou prejuízo.” – Danielle Santos,
proprietária do CFC Decisão.
“No sistema GestorCFC não tem como ficar com dúvidas. A opção de encontrar vídeos explicando desde como fazer uma venda até como dar baixa na receita, o fato de ter sempre alguém disponível para tirar as dúvidas de imediato através do chat, também em atender necessidades individuais, traz um enorme diferencial para o GestorCFC.” – Danielle Santos, Proprietária do CFC Decisão.
