O CFC Casaril foi fundado em 1997, no município de Encantado, Rio Grande do Sul.
A preocupação com a excelência vem desde o princípio e, ao longo dos últimos anos, tem guiado os processos de mudança e o crescimento da empresa.
Atualmente, a empresa conta com 29 funcionários e 19 veículos, dentre motos, carros, ônibus, caminhão e ciclomotor.
A infraestrutura vem recendo melhorias nos últimos anos, e hoje a empresa conta com pista piloto cobertapara aulas de moto, além de salas de aula e ambientes climatizados.
Ao longo dos anos, o empresário Moacir Casaril e a Diretora de Ensino Fabiana Girotto vinham enfrentando dificuldades quanto às agendas práticas do CFC Casaril.
O número de instrutores era elevado, e em diversos momentos estes ficavam ociosos, com falhas entre os horários. Por outro lado, pelo descontrole da agenda, seguidamente era necessário o descumprimento dos intervalos na jornada de trabalho e o pagamento de horas extras.
A agenda de exames simplesmente não funcionava. Alunos, o CFC e seus responsáveis, só ficavam sabendo que não poderiam realizar o exame no momento marcado. Além de estar nervoso pela pressão da realização do exame, o aluno ainda precisava entender que não poderia fazer o exame naquele dia.
“No momento da marcação de aula, tínhamos uma data de prova prevista, sendo que o Renach era separado e colocado em uma pasta com data provável. A conferência era realizada pelos exames agendados no sistema do Detran-RS, e quando esquecíamos de agendar no sistema, o aluno não realizava prova” (Fabiana Girotto).
A situação vinha se agravando, pois, a organização das aulas não estava acompanhando o crescimento da empresa e a procura de aulas práticas por parte dos alunos. Algo precisava ser feito!
Com o passar dos anos, os controles manuais foram se tornando insuficientes, gerando grandes transtornos, principalmente no relacionamento com os clientes.
O CFC, então, sentiu necessidade do apoio de um sistema de informática. Foi adquirido um sistema local desenvolvido especificamente para esta empresa.
Havia uma vantagem, que era a flexibilização do sistema. Entretanto, aos poucos, o CFC foi percebendo que precisava de um sistema de informática mais especializado e profissional.
“Nós desenvolvemos um sistema próprio, mas não conseguíamos medir nada” (Moacir Casaril)
Os problemas do CFC estavam se agravando. Não era possível verificar instrutores e veículos livres, sendo que no momento da marcação das aulas eram selecionados os instrutores e então apareciam todos os veículos disponíveis.
Chegou um ponto em que o mesmo aluno tinha aulas práticas com diferentes instrutores e em diferentes veículos. Além disso, as aulas noturnas não tinham nenhum tipo de controle eficiente.
Além de todos esses problemas de agenda, o suporte do programa instalado estava deixando a desejar, pois o profissional atendia em poucos momentos disponíveis por semana.
“Como não tínhamos muita noção das ferramentas que um programa poderia ter, o sistema era considerado bom, sendo que o programador muitas vezes limitava nossas ideias, informando que não era possível fazer isso ou aquilo. Com a experiência do programa GestorCFC, hoje consideramos o programa utilizado antigamente completamente insatisfatório” (Fabiana Girotto).
A partir da decisão, a empresa iniciou uma pesquisa sobre qual o melhor sistema de gestão disponível para CFC. Como membro do Sindicato dos CFCs do Rio Grande do Sul, o CFC Casaril buscou orientação do Sindicato e conheceu o GestorCFC.
“Eu levantei a questão de que os CFCs precisavam de um sistema específico. Levei esse assunto ao Sindicato. Hoje eu não vejo o CFC sem um sistema de gestão” (Moacir Casaril).
O primeiro contato foi por meio do Blog e do Site do GestorCFC. Na sequência, o proprietário Moacir Casaril solicitou uma visita, que foi rapidamente atendida.
Na visita, houve a apresentação do sistema e de todas as funcionalidades que possui. O sistema surpreendeu o proprietário de imediato, pois contava com ferramentas que sequer eram esperadas pelo CFC.
Naquela hora houve a certeza: O GestorCFC era o sistema que melhor atenderia a empresa!
O GestorCFC foi instalado nos computadores da empresa e logo iniciou-se um processo de cadastramento dos dados e dos históricos. O processo de implantação foi gradativo e atendeu o tempo da empresa.
Como não houve interrupções, foi possível utilizar o sistema desde o primeiro dia e a cada etapa do treinamento, o CFC aplicava e utilizava as novas ferramentas. Depois de alguns meses, o GestorCFC foi plenamente instalado e a equipe devidamente treinada.
“Os dados foram inseridos manualmente. É lógico que você precisa alimentar de dados para ter os resultados. Hoje utilizamos todo o sistema e em todas as nossas atividades” (Moacir Casaril).
Desde o início da implantação do GestorCFC, o CFC Casaril teve a possibilidade de conhecer e reconhecer as ferramentas disponíveis no sistema.
A partir do treinamento realizado, a empresa passou a verificar mudanças significativas em relação às agendas.
| Antes do GestorCFC | Depois do GestorCFC |
|---|---|
| O controle de marcação de horáriosem feriados, férias e horários indisponíveis dependia apenas da atenção do funcionário. Isto gerava erros, problemas de agenda e insatisfação de clientes e funcionários. | O sistema bloqueia marcação de horários em feriados, férias e horários indisponíveis. Isto ocasionou a eliminação deste tipo de erro, impactando positivamentena empresa e na satisfação dos funcionários. |
| A agenda dependia de muito trabalho manual para ser organizada e impressa. Esta situação gerava erros, esquecimentos, tempo dedicado a tarefas pouco relevantes, além da insatisfação de clientes e dos próprios funcionários. | O GestorCFC interliga os dados e emite de forma ágil todos os relatórios contendo a relação de alunos, instrutores, veículos e horários. Desta forma, foram praticamente eliminados os erros relacionados à emissão dos documentos. Não houve mais problemas de dois alunos marcados no mesmo horário com o mesmo instrutor ou, no mesmo veículo. Quanto ao tempo dos funcionários, houve significativo ganho pois os lançamentos são realizados de uma única vez. |
| Todos os documentos e relatórios eram emitidos manualmente. Ocorriam erros de preenchimento e o tempo dedicado a esta tarefa era significativo. | O GestorCFC emite todos os documentos, inclusive autorização para conduzir em rodovias, atestado de comparecimento, contratos e recibos. Os funcionários e atendentes tem muita segurança na emissão dos documentos, garantindo agilidade e precisão. |
| Não havia controle dos exames práticos. | Com o GestorCFC, há uma organização dos exames práticos, inclusive o índice de aprovação por aluno, por instrutor e até mesmo por avaliador. Isto garantiu ao CFC Casaril a perfeita visualização do aproveitamento por instrutor, indicando qual funcionário necessita de treinamento ou de acompanhamento. |
| Os controles não ligavam o veículo a um instrutor. Esta situação gerava erros de agendamento, além de descontentamento do aluno por realizar aulas com diferentes instrutores e diferentes veículos. | O GestorCFC permitiu a vinculação de cada instrutor a um veículo, garantindo agenda correta e com continuidade de mesmo veículo e mesmo instrutor a cada cliente. |
| Quando era necessário transferir uma aula, todo o processo era manual. O tempo necessário para cancelar as aulas e cadastrar tudo novamente era muito grande, além de ser passível de erro. | O GestorCFC possui a opção “transferência” em que as mudanças de agenda são realizadas de forma direta, em apenas alguns cliques. Isto garante agilidade e evita erros de preenchimento. |
“Não tínhamos nenhum tipo de controle, mas afirmamos que o sistema GestorCFC contribuiu muito para melhoria dos serviços prestados e consequentemente maior satisfação dos clientes” (Fabiana Girotto).
O efeito do controle da agenda prática foi imediato, sendo percebido no primeiro mês de utilização do GestorCFC. Em 2011, os diretores do CFC sequer sabiam que este controle era possível, pois o acompanhamento era realizado visualmente.
“Não tem como comparar com antes, porque não tínhamos controle algum.” (Moacir Casaril)
Com o passar dos anos, o CFC Casaril intensificou os controles, com ampliação das ferramentas do GestorCFC. Novas funções foram incorporadas ao sistema e os registros se tornaram um ponto determinante para o sucesso da empresa.
Os dados demonstram que o índice de ocupação dos instrutores permaneceu se elevando e ultrapassando a marca de 90% em 2014. No primeiro semestre de 2016, a ocupação dos instrutores bateu uma nova marca histórica, acima de 93%.
Todos os instrutores estão alinhados aos objetivos da empresa e tem sua rotina de aulas organizada pelo sistema, sendo que a comunicação ocorre por relatórios emitidos com poucos cliques no GestorCFC. Desta forma, não ocorrem atrasos, erros de marcação, marcação em duplicidade ou falhas na agenda.
O CFC Casaril conseguiu reduzir seu quadro de funcionários, sem perder força de trabalho.
Além disso, observa-se a preservação dos direitos trabalhistas dos funcionários, pois a agenda prática do GestorCFC controla as horas trabalhadas, bem como os intervalos entre períodos.
Enfim, o CFC Casaril experimentou um choque de gestão em 2011, especialmente com relação à agenda prática. Mas os benefícios não pararam naquele momento, pois ainda se observa elevação dos índices de ocupação dos instrutores.
“Hoje eu não vejo o CFC sem um sistema de gestão.”
